Como todos sabem, os últimos anos foram bastante desafiadores para os mais variados setores devido à pandemia, mas apesar disso, de acordo com a Pesquisa Mensal do Comércio divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), as vendas do comércio varejista tiveram crescimento de 1,4% em 2021, obtendo resultados positivos pelo quinto ano consecutivo.
Para o futuro, o cenário positivo tende a permanecer. Em 2022, a Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC) estimou uma projeção de crescimento do setor comercial para 1,1%.
No entanto, com a alta competitividade existente no mercado, é fundamental que os empreendedores estejam preparados para acompanhar essa evolução e se manter à frente da concorrência. Assim como em outros ramos de negócio, é preciso ter um bom planejamento e estar a par de tudo que acontece dentro da empresa, especialmente nos assuntos que envolvem o fluxo de caixa.
Hoje em dia, já está mais que provado que a gestão financeira e o acompanhamento de dados são fatores determinantes para que os varejistas tenham o sucesso desejado. Segundo um levantamento da Accenture - empresa multinacional de consultoria de gestão, tecnologia da informação e outsourcing - ao se concentrar nos indicadores da empresa, os varejistas podem reduzir o tempo de identificação, curadoria e correção do seu cenário em até 75%. Ou seja, se o estabelecimento não está obtendo o lucro desejado ou ainda enfrenta prejuízos, é possível reverter a situação o mais rápido possível, evitando perdas maiores.
Porém, nem todas as lojas têm um processo de gestão estruturado, o que as leva a cometer alguns erros na captação e análise de seus dados que acabam passando despercebidos, causando um impacto significativo na forma como o negócio mensura seu desempenho e lucratividade.
Se você quer evitar que isso aconteça na sua loja, acompanhe este conteúdo e saiba como construir uma gestão financeira efetiva. Nele você verá:
Os principais erros cometidos por varejistas na gestão financeira
Quando o assunto é gestão financeira, alguns erros podem ser fatais para o sucesso de um comércio - seja ele de pequeno, médio ou grande porte. No entanto, muitos lojistas desconhecem quais são as falhas mais corriqueiras que os impedem de alcançarem seus objetivos.
Normalmente, os negócios que enfrentam dificuldades em controlar o dinheiro, costumam cometer esses equívocos:
Não separar contas pessoais e profissionais
Misturar as finanças pessoais e profissionais em um só lugar é um dos erros de gestão mais frequentes nas empresas varejistas, o qual inclusive, pode acarretar em uma grande perda a médio e longo prazo.
Essa falta de organização certamente causará problemas de fluxo de caixa, dificultando desnecessariamente o cálculo de impostos e o rastreamento de despesas. Isso porque, com todas as informações juntas, o lojista perde a visão dos ganhos e gastos obtidos na loja, podendo ter até mesmo a falsa impressão de que o negócio tem gerado prejuízos.
Não registrar todas as contas e vendas
Não registrar as movimentações financeiras da empresa, incluindo as entradas e saídas, é mais uma prática que gera divergências no fechamento do mês.
Além disso, por incrível que pareça, ainda há lojistas que não registram - ou perdem seus registros - a respeito das vendas, o que também é um grande equívoco para uma gestão saudável.
Independente do valor, toda operação financeira ocorrida dentro da loja deve ser registrada. Isso porque é a partir desses dados que o lojista poderá determinar a margem de lucro e os custos envolvidos no negócio.
Não mensurar o seu estoque
Outro erro comum dos varejistas é não ter o controle regular do estoque, o que muitas vezes acaba deixando a loja no “escuro” sobre o que comprar e até mesmo o que precisa desovar com mais urgência.
Isso é, muitos lojistas não têm nem ao menos conhecimento da quantidade exata de mercadorias que estão disponíveis para venda e, consequentemente, não conseguem saber quais delas têm mais ou menos giro. Essa falta de acompanhamento pode causar grandes equívocos na hora da compra de novos produtos, tanto para mais, como para menos.
Sendo assim, a mensuração do estoque é essencial para entender como as vendas estão fluindo, de modo a evitar rupturas e até mesmo a identificar se há produtos que estão tendo uma saída muito baixa.
Não dar a devida atenção ao seu fluxo de caixa
O fluxo de caixa é a parte central da gestão e, se o lojista não tem esse controle, ele também não terá uma visão exata da sua disponibilidade financeira e muito menos da liquidez da empresa.
Mais do que estarem atentos à caixa registradora, os varejistas devem se lembrar de acompanhar a conta da empresa de forma geral. Isso para evitar falsas ilusões considerando apenas dias mais lucrativos e se esquecendo de olhar também para as saídas previstas.
Não possuir formas efetivas para registro de dados
Muitos varejistas ainda utilizam planilhas e até mesmo cadernos para organizarem suas finanças, tornando o processo de gestão ineficiente e sem integração das áreas.
Os dados registrados manualmente são mais propícios a erros e não estão devidamente seguros, podendo até mesmo serem alterados a qualquer momento, o que causará uma turbulência na análise de resultados. Além disso, não ter todas as informações centralizadas em um só local pode dificultar as análises mais profundas.
Evitar todos esses erros e realizar a gestão financeira da empresa é uma das principais atividades
para manter o negócio operante no
mercado.
Como o varejo envolve uma rotina movimentada de compra e venda de produtos, os lojistas que
souberem acompanhar e lidar com as
suas finanças, certamente terão possibilidades de fazer a
lucratividade da loja crescer cada vez mais.
5 práticas para te ajudar a organizar as finanças no seu negócio
Para administrar de forma adequada uma empresa varejista é preciso ter conhecimento de algumas habilidades, garantindo um futuro financeiro estável.
Pensando nisso, vamos listar agora algumas práticas que auxiliam na construção de uma gestão financeira efetiva para qualquer negócio que almeja o sucesso, deixando para trás todos os erros que citamos anteriormente. Confira:
O capital de giro concentra os recursos financeiros que a empresa tem para arcar com os custos operacionais, como contas a pagar, tributos, salários, manutenção e aquisição de novos produtos. Tudo isso é o que mantém o negócio em pleno funcionamento.
Ao definir o capital de giro, sempre que possível, separe um montante para uma reserva, que pode ser usado tanto para emergências, quanto para melhorias no empreendimento. E, de forma alguma, utilize esses valores para seus gastos pessoais.
Para garantir uma boa gestão financeira, nada melhor do que entender como, de fato, está o desempenho do negócio. A melhor estratégia nesse caso é fazer análises baseadas em dados reais.
Veja alguns indicadores chaves de performance para a gestão financeira no varejo:
- Carteira de clientes;
- Faturamento bruto;
- Giro de estoque;
- Ticket Médio;
- Margem de lucro e rentabilidade.
Ter essas e outras informações organizadas facilitará o acompanhamento de como anda o negócio, identificando gargalos para tomadas de decisões assertivas.
Lembrando que é muito importante monitorar esses dados constantemente, por isso, o ideal é tê-los armazenados em um local de fácil acesso.
Ter o controle de estoque faz toda a diferença na gestão de qualquer loja, afinal, é fundamental saber quais produtos constam no ponto de venda e quais estão em falta.
Dessa maneira, o primeiro passo é definir um método para o controle de estoque, e, entre os mais indicados está o PEPS – “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”, e o UEPS – “Último a Entrar, Primeiro a Sair”. O objetivo, nos dois casos, é evitar prejuízos com mercadorias paradas.
Além disso, tenha uma frequência para realizar o levantamento. Crie uma programação de longo prazo considerando as sazonalidades, dê a devida atenção às entradas e saídas de mercadorias, e não se esqueça de ter o inventário sempre atualizado. Uma boa dica é estar atento ao estoque mínimo, indicador que, como o próprio nome diz, corresponde à quantidade mínima de mercadorias que deve ter em estoque. Sistemas específicos de gestão de lojas podem já contemplar itens relacionados ao controle de estoque, como é o caso do SaaSERP, que possui a funcionalidade de estoque mínimo e estoque ideal. Assim, o lojista nunca será surpreendido com um produto que está acabando e precisa ser reposto às pressas.
baixas do mercado
Como o varejo tem seus períodos de altos e baixos, é essencial estar atento às datas de menor e maior fluxo de vendas. Portanto, faça um mapeamento das sazonalidades de acordo com a sua loja, incluindo datas comemorativas, sortimento de produtos, perfil dos clientes e o propósito de vendas do negócio.
Sabe-se, por exemplo, que o varejo brasileiro é mais rentável no segundo semestre, quando se tem diversas datas comemorativas e específicas, como Dia dos Pais, Dia das Crianças, Black Friday e Natal. Enquanto no primeiro semestre, o brasileiro tem contas maiores a serem pagas, que inclui o retorno das crianças à escola, compra de materiais, uniforme, além de IPVA, IPTU e ainda Carnaval. Dessa maneira, já é previsto que os consumidores gastam muito no primeiro semestre, e no segundo sobre mais dinheiro para compras.
Com isso, é possível se programar com antecedência, evitando rupturas no estoque e prejuízos financeiros.
A prática ainda tem impacto positivo na lucratividade, já que, tendo em mãos os períodos de maior movimento, é possível desenvolver ações específicas para cada data, criando promoções que incentivam os clientes a comprarem ainda mais.
Por fim - porém não menos importante - manter os registros das operações financeiras sempre atualizados é o que vai viabilizar todas as práticas mencionadas nos tópicos anteriores.
Sem isso, não é possível obter uma gestão financeira de acordo com a realidade do negócio, e assim entender todas as dificuldades e oportunidades que a loja tem perante aos seus concorrentes e a própria situação de mercado.
Então, registre todas as movimentações financeiras sem exceção, das menores até as maiores entradas e saídas. Isso vai resultar em um histórico de dados importante para garantir uma visão ampla do desempenho do negócio.
A implementação de todas essas práticas vai te auxiliar em diversos sentidos. Ao organizar as finanças
da sua loja, você será capaz de enxergar com mais clareza onde precisa investir e onde deve cortar
gastos desnecessários, além de poder realizar um planejamento orçamentário efetivo.
O papel de um sistema na gestão financeira de varejistas
Se você chegou até aqui, já entendeu que basear-se em “achismos” para realizar a gestão financeira da sua loja não é uma estratégia interessante para se colocar em prática, especialmente porque esse acompanhamento envolve muitos dados que precisam ser armazenados e analisados constantemente.
No entanto, trabalhar com papéis e planilhas para organizar todas essas informações torna o processo muito mais complexo e até mesmo propenso a erros e perdas, sem contar que o acesso também acaba sendo mais difícil na hora das análises.
Os sistemas de gestão para lojas entram justamente para solucionar essa questão. Isso porque um software desenvolvido especialmente para varejistas conta com módulos que proporcionam muito mais facilidade na gestão financeira do negócio, armazenando e integrando todos os dados da empresa em um único local.
Além disso, um sistema também auxiliará na mensuração de estoque, no monitoramento do fluxo de caixa, no acompanhamento das entradas e saídas financeiras, na área fiscal, na geração de relatórios, no departamento de compras, e em diversas outras áreas que têm impacto fundamental para as finanças.
Em outras palavras, o sistema dará a você uma visão ampla de tudo que acontece em tempo real, o que vai promover tomadas de decisões mais precisas e assertivas.
Sistema SaaSERP - a solução para que você tenha uma gestão
completa e simplificada do seu negócio
Muito mais do que administrar suas finanças, com o SaaSERP você faz a gestão integrada de todas as áreas da sua loja.
O sistema permite que você controle as suas vendas, o seu estoque e o seu PDV de forma ágil, gerando mais facilidade para as vendas e mais praticidade no acesso a todos os tipos de indicadores e dados do negócio.
Com funcionalidades robustas e que podem atender diversos segmentos, o SaaSERP é a solução que reúne toda a gestão do seu negócio em um único lugar, e ainda conta com módulos extras, todos interligados entre si. São eles:
Módulo de frente de loja
Um PDV que garante que o momento da compra do seu cliente seja eficiente e rápido.
Com tudo que o SaaSERP oferece, você terá o que precisa para elevar o seu negócio
Utilizando o sistema você poderá:
- Realizar a abertura e fechamento de caixa diário com contadores de moedas e calculadoras;
- Fazer o rateio de despesas por segmento e centro de custo, além de acompanhar conciliações bancárias;
- Controlar o estoque, aplicando o conceito de estoque mínimo e estoque ideal, além de gerenciar o Centro de Distribuição (CD) e ter acesso a controles de inventário;
- Emitir notas NF-e, NFC-e, CF-e, NFS-e, PAF-ECF e aceita MFD e SAT;
- Gerar relatórios personalizados completos e integrados para facilitar a tomada de decisão;
- Realizar vendas mesmo estando Offline graças ao módulo de PDV que funciona mesmo sem conexão com a internet;
- Visualizar panoramas instantâneos, históricos e futuros sobre a saúde da empresa;
- Acessar resumos financeiros personalizados (diário, mensal, anual ou por período);
- Disponibilizar Vale Compras, Vale presentes, Vale Troca e Tabela de Preços diferenciadas para cada cliente ou produto.
- E mais: oferecemos planos que atendem todos os tamanhos de empresas:
Básico
Prático, simplificado e útil. No plano básico você conta com PDV offline, emissão de notas fiscais ilimitadas, área do contador e muito mais.
Essencial
Sua loja muito mais funcional e robusta. Com o plano essencial, além de todas as funcionalidades básicas, você faz a gestão completa do seu controle de estoque e acompanha os dados do seu negócio.
Premium
Tudo que você precisa em um só lugar. Facilite sua área de vendas, tenha um controle financeiro completo do seu negócio e faça integração com loja e-commerce para alavancar suas vendas online. Tudo isso podendo ser visto diretamente da tela do seu celular.
Além disso, as lojas que contam com o SaaSERP têm a garantia de um atendimento humanizado no suporte ao cliente. Nossas equipes estão preparadas para solucionar qualquer dúvida, permitindo que cada negócio explore todo o potencial do sistema de acordo com as suas necessidades, tudo isso com planos que cabem no seu bolso, seja qual for o porte de sua empresa.
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